Classement des archives dans les communes et EPCI

OPÉRATIONS CONCERNÉES Toutes opérations portant sur les fonds d’archives publiques des communes et EPCI (documents papier et électroniques) : structuration, classement, conservation, tri, éliminations, réglementaires, communication au public, mise en valeur, etc. NIVEAU D'INTERVENTION OU DESCRIPTION DES INTERVENTIONS • Contact téléphonique ou par mail. • Informations sur le cadre juridique, le contexte réglementaire, les procédures administratives, les délais de conservation et le sort final des documents, les délais de communicabilité au public. • Conseils scientifiques et techniques généraux. • Envoi de documentation selon besoins (voir fiches conseil). Visite sur site : • Etat des lieux du classement de la totalité du fonds. • Préconisations pour son traitement par priorités. • Assistance pour le classement, le tri et l’organisation des dossiers courants dans les secrétariats (conformément au tableau de gestion fourni par les archives départementales). • Sensibilisation des services producteurs aux bonnes pratiques en matière d’archivage. • Aide à la bonne tenue des registres de délibérations et arrêtés du maire (fiche conseil). • Accompagnement pour la préparation des éliminations réglementaires de documents dont l’utilité est échue. • Accompagnement pour la gestion des archives numériques (classement, gestion des courriels, des documents numérisés, conservation sur le long terme). • Classement de fonds d’archives spécifiques (fonds clos, archives contemporaines). • Production de plans de classement et arborescences pour l’archivage numérique.